Preguntas Frecuentes sobre VecinApp

¿Qué es VecinApp?

VecinApp es un software de gestión integral para administradores de fincas y comunidades de propietarios en España. Permite gestionar comunidades, propietarios, recibos SEPA, incidencias, juntas, contabilidad PGC y app de vecinos desde una única plataforma cloud. Es el único software del sector con inteligencia artificial integrada en toda la cadena de gestión (buzón de email, incidencias y tareas).

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¿Para quién es VecinApp?

VecinApp está diseñado para administradores de fincas profesionales en España que gestionan entre 5 y 500 comunidades de propietarios. Funciona igual de bien para despachos pequeños (1-2 administradores) y para grandes (multi-oficina, equipos de 10+ personas). También es útil para colegios profesionales, empresas de servicios y propietarios que autogestionan su comunidad.

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¿En qué se diferencia VecinApp de Fynkus o Gesfincas?

Tres diferencias clave: (1) VecinApp es 100% cloud y nativo mobile-first — funciona igual en iPad, móvil y ordenador con datos en tiempo real; los competidores son PC-first con app móvil de solo lectura. (2) VecinApp integra IA en el buzón (clasificación automática y borradores de respuesta) y un Copilot que prepara acciones que tú confirmas. (3) VecinApp integra la firma digital en la plataforma, con pago por uso. Los competidores requieren herramientas externas o no la tienen.

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¿VecinApp es legal en España? ¿Cumple la LPH y la RGPD?

Sí. VecinApp cumple la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD-GDD) y el RGPD europeo. Las firmas digitales emitidas son legalmente vinculantes. Los datos se almacenan cifrados (TLS 1.3 + AES-256) en un centro de datos en Europa (Londres). VecinApp tiene Row Level Security (RLS) y autenticación multifactor (MFA) disponible.

¿Dónde está la empresa de VecinApp?

VecinApp Technologies SL es una empresa española con sede en Barcelona, fundada en 2024. CIF B27593391. El software se desarrolla íntegramente en España con equipo local. Soporte en castellano y catalán.

¿Cuánto cuesta VecinApp?

VecinApp se paga por comunidad gestionada: el plan Core cuesta 2 €/comunidad/mes con mínimo de 40 €/mes (gestión completa del despacho con app de vecinos incluida), Automation 4,50 €/comunidad/mes con mínimo de 90 €/mes (añade Copilot ejecutor con IA, buzón inteligente, conciliación bancaria asistida y automatizaciones) y Complete desde 6 €/comunidad/mes con mínimo de 120 €/mes (añade agregación bancaria automática, contabilidad PGC y previsiones). Por ejemplo, un despacho de 40 comunidades paga 80 €/mes en Core y 180 €/mes en Automation. Todos incluyen 30 días de prueba gratuita sin tarjeta ni compromiso. El precio exacto se ve en vecinapp.es/precios.

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¿Hay periodo de prueba gratuito?

Sí. VecinApp ofrece 30 días gratis con acceso completo a todas las funcionalidades del plan que elijas, sin tarjeta de crédito y sin compromiso. Si decides no continuar, no se cobra nada. Si te quedas, eliges plan y forma de pago tras los 30 días.

¿VecinApp es compatible con el Kit Digital?

Sí. VecinApp es solución elegible del Kit Digital para administradores de fincas en las categorías de Gestión de Clientes, Gestión de Procesos y Servicios y Herramientas de Oficina Virtual. Tenemos guía completa de cómo justificar la subvención en vecinapp.es/kit-digital-administrador-fincas.

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¿Puedo cancelar VecinApp cuando quiera?

Sí. VecinApp no tiene permanencia. Puedes cancelar en cualquier momento desde el panel de administración. La cancelación es efectiva al final del periodo facturado y mantienes acceso hasta esa fecha. Antes de cancelar puedes exportar cada módulo a Excel o PDF, y los datos de cada propietario en JSON.

¿Qué incluye el plan Automation de VecinApp?

El plan Automation incluye todo lo del plan Core más: Copilot ejecutor con IA (consulta tus datos y ejecuta acciones con tu confirmación), buzón de email con IA, conciliación bancaria asistida, automatizaciones, OCR de facturas, informes avanzados y soporte prioritario. Cuesta 4,50 €/comunidad/mes con mínimo de 90 €/mes (por ejemplo, 180 €/mes en un despacho de 40 comunidades).

¿Cómo migro mis datos desde Pragma, Fynkus o Gesfincas a VecinApp?

VecinApp ofrece migración asistida gratuita desde cualquier software anterior (Pragma, Fynkus, Gesfincas, TAAF, ADComunidad, Domus, Comunicasa, FincasPro, IESA, TuComunidad u hojas Excel propias). Nuestro equipo importa comunidades, propietarios, mandatos SEPA, presupuestos e históricos. El proceso típico dura 2-5 días por despacho. No tienes que aprender solo: te acompañamos en la transición.

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¿Cuánto tarda configurar VecinApp para un despacho mediano?

Para un despacho con 20-50 comunidades, la configuración inicial completa (importar comunidades, crear usuarios, configurar SEPA y bancarios, formación básica) toma entre 3 y 7 días laborables. La curva de aprendizaje para que el equipo trabaje con fluidez es de 2-4 semanas más. El soporte está incluido en todos los planes durante el onboarding.

¿Necesito formación técnica para usar VecinApp?

No. VecinApp está diseñado para administradores de fincas, no para informáticos. La interfaz es intuitiva (similar a apps modernas como banca online o e-commerce). Ofrecemos formación en vivo gratuita durante el onboarding, tutoriales en vídeo y una base de conocimiento completa. El equipo de soporte responde en menos de 24h en castellano.

¿Puedo importar un archivo Excel con mis comunidades?

Sí. VecinApp importa archivos Excel con plantilla estándar (comunidades, propietarios, mandatos, recibos pendientes). También importa formatos propietarios de Pragma y otros software comunes del sector. Si tu Excel es atípico, el equipo de onboarding lo transforma manualmente sin coste adicional.

¿Qué es el Copilot de VecinApp?

El Copilot es el asistente de inteligencia artificial integrado en VecinApp. Consulta tus datos en lenguaje natural (comunidades, recibos, morosidad, incidencias, contabilidad) y ejecuta acciones con tu confirmación, como asignar un proveedor a una incidencia, crear una derrama o actualizar una cuota. Además vigila las reglas que configuras (vencimientos, morosidad, saldos, incidencias estancadas) y te crea tareas priorizadas por plazo. La clasificación de emails y los borradores de respuesta los hace el buzón con IA.

¿Cómo funciona la app de vecinos?

VecinApp incluye una app móvil nativa (iOS y Android) para los residentes de cada comunidad. Sin coste adicional. Los vecinos pueden: consultar sus recibos, pagar con Bizum o tarjeta, reportar incidencias con fotos y geolocalización, ver el estado de incidencias en tiempo real, confirmar asistencia a las juntas o delegar su voto con instrucciones por punto, acceder a documentos (actas, presupuestos), recibir comunicaciones push y consultar el directorio de proveedores autorizados. El acceso es mediante invitación enviada por el administrador.

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¿VecinApp gestiona los cobros SEPA?

Sí. VecinApp genera remesas SEPA en formato XML compatible con cualquier banco español. Soporta cobros recurrentes (cuotas, derramas), gestión de mandatos SEPA con firma digital, devoluciones automáticas, recordatorios a morosos y conciliación bancaria automática. Para bancos integrados (Santander, BBVA, Caixabank, Sabadell y otros), la conciliación es completamente automática mediante API.

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¿VecinApp tiene contabilidad PGC?

Sí, en el plan Complete. VecinApp incluye contabilidad ajustada al Plan General Contable español para comunidades de propietarios. Asientos automáticos desde movimientos bancarios, balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, libro mayor, libro diario, conciliación bancaria automática, borradores informativos de modelos fiscales como el 347 y exportación del diario, el mayor y los balances a Excel y PDF.

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¿Cómo funciona la firma digital en VecinApp?

VecinApp incluye firma digital integrada (sin herramienta externa) para actas de juntas, contratos con proveedores, mandatos SEPA y autorizaciones. La firma cumple el reglamento eIDAS europeo y es legalmente vinculante. Los firmantes reciben un email con enlace, firman con el dedo o ratón en el móvil/ordenador, y el documento queda archivado con timestamp y huella criptográfica. Se paga por uso: 0,39 € por firma o un bono de 100 firmas por 29,90 €.

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¿Puedo gestionar las juntas de forma digital?

Sí. VecinApp permite convocar juntas digitalmente (con generación automática de orden del día), recoger la confirmación de asistencia, recibir delegaciones de voto con instrucciones punto por punto, registrar en la junta los votos con cálculo automático de quórum y mayorías por coeficientes, generar el acta con esos datos y firmarla digitalmente. Desde la app, el vecino confirma si asistirá o delega su voto; los votos se registran en la propia junta.

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¿VecinApp es 100% cloud?

Sí. VecinApp es totalmente cloud-native, sin instalación local en ordenadores del despacho. Funciona desde cualquier navegador moderno (Chrome, Safari, Firefox, Edge) en cualquier dispositivo (PC, Mac, iPad, móvil Android, iPhone). Los datos están sincronizados en tiempo real entre dispositivos. No necesitas servidor propio ni mantenimiento técnico.

¿Dónde se almacenan los datos de VecinApp?

Los datos se almacenan en un centro de datos en Europa (Londres, región eu-west-2 de AWS) a través de Supabase Cloud. Los datos están cifrados en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.3). Backups diarios automáticos con retención de 30 días. Cumplimiento RGPD garantizado contractualmente.

¿Qué pasa si me cancelan internet en el despacho?

Como VecinApp es cloud, sí necesitas conexión a internet para usarlo. Si tu despacho se queda sin conexión, puedes seguir trabajando desde el móvil (con datos), desde otra red, o desde casa. Los datos están seguros en la nube, no se pierden. La app móvil tiene modo offline parcial para algunas funciones (consultar incidencias previamente cargadas), pero las operaciones nuevas requieren conexión.

¿Puedo integrar VecinApp con otros sistemas o sacar mis datos?

Tus datos son tuyos: cada módulo (propietarios, recibos, contabilidad, informes) se exporta a Excel o PDF cuando quieras, sin pedir permiso y sin coste, y los datos de un propietario se exportan para atender su derecho de acceso RGPD. La contabilidad (diario, mayor y balances) se exporta a Excel y PDF. Si necesitas una integración concreta con tu CRM u otro sistema, cuéntanoslo: evaluamos cada caso con el cliente.

¿VecinApp es mejor que Fynkus?

VecinApp y Fynkus son cloud, pero VecinApp tiene tres ventajas clave: (1) Copilot IA integrado vs Fynkus sin IA. (2) App nativa móvil para vecinos con Bizum/tarjeta vs portal web básico en Fynkus. (3) Firma digital integrada en VecinApp (pago por uso) vs Fynkus sin firma digital integrada. Comparativa completa en vecinapp.es/vecinapp-vs-fynkus.

¿Cuánto tiempo se tarda en notar el ahorro con VecinApp?

Los admins reportan tres fases típicas: Mes 1 — curva de aprendizaje, sensación de inversión de tiempo. Mes 2 — empieza a fluir, primeras horas recuperadas. Mes 3 — alivio operativo claro, 5-10h/semana ahorradas. Mes 6 — el admin no se imagina volver al sistema anterior y empieza a recomendar VecinApp a colegas espontáneamente.

¿Y si los presidentes de mis comunidades son mayores y no saben usar apps?

Es la objeción más común y se resuelve sola con el diseño de VecinApp. La app de vecinos está diseñada para máxima simplicidad: 3 botones grandes, lenguaje claro, sin jerga técnica. En despachos reales que llevan +6 meses con VecinApp, el 85% de los vecinos activan la app (incluidos los mayores de 70). Los que no usan la app siguen recibiendo todo por email y carta — VecinApp no obliga a nadie a digitalizarse.

¿Qué pasa con los vecinos que no quieren app?

VecinApp es flexible. Los vecinos sin app siguen recibiendo comunicaciones por email y pueden ser representados presencialmente en juntas; para quien haya que notificar en papel, la plataforma prepara el documento y sus datos postales para que lo imprimas y envíes. El administrador puede registrar incidencias y pagos manualmente por ellos. Nadie queda excluido. La app es un canal adicional, no un requisito obligatorio para los vecinos.

¿Tengo que cambiar de banco para usar VecinApp?

No. VecinApp genera ficheros SEPA XML compatibles con cualquier banco español (Santander, BBVA, Caixabank, Sabadell, Bankinter, ING, Abanca, Unicaja, KutxaBank, Cajamar, Caja Rural, etc.). Mantienes tu banco actual y simplemente subes las remesas como ya haces. Algunos bancos tienen integración automática vía API (sincronización bancaria en tiempo real), pero no es obligatoria.

¿Qué es VecinApp Pay y cómo cobra a los vecinos?

VecinApp Pay permite que el propietario pague la cuota desde la app y que el dinero entre directamente en la cuenta bancaria de la comunidad, sin pasar nunca por VecinApp. El vecino domicilia con un mandato SEPA online (sin firmar papeles ni pasar por el despacho) o paga un recibo puntual con tarjeta o Bizum. La remesa se presenta desde la propia plataforma, sin generar ni subir ficheros al banco, y el recibo se marca cobrado solo. Cada comunidad tiene su propia cuenta de cobro. El resultado: menos recibos devueltos, menos llamadas de «¿se me ha pasado el recibo?» y la conciliación hecha. Se activa por comunidad en un clic.

¿Cómo notifico en papel a los propietarios que no tienen email?

VecinApp prepara las convocatorias de junta, actas y reclamaciones de deuda listas para enviar y te da los datos postales de cada propietario, de modo que puedas imprimirlas y enviarlas por correo a quien lo necesite. Los propietarios con email reciben la comunicación digital desde el panel; para el resto, tú haces el envío postal (la plataforma no lo automatiza). Así cubres también la notificación a los ausentes que exige la LPH.

¿VecinApp gestiona los consumos por contador (agua, calefacción)?

Sí, con el módulo de consumos por contador (opt-in, se activa por comunidad). Importas las lecturas del repartidor de costes (XML, Excel, CSV o la plantilla de VecinApp) y el recibo lleva impreso el desglose por servicio: lectura anterior, lectura actual, consumo, precio e importe. Antes de la emisión se avisa a cada vecino de su lectura y del importe que se le cargará. Al cierre obtienes el resumen semestral y anual de consumos por comunidad y unidad.

¿La IA de VecinApp solo responde preguntas o ejecuta tareas?

Ejecuta. La diferencia con un chatbot es esa: el Copilot de VecinApp no se limita a contestar, sino que actúa sobre tus datos con tu confirmación. Te dice quién debe y cuánto, asigna el proveedor de una incidencia o cambia su estado, crea una derrama o actualiza una cuota, siempre enseñándote antes lo que va a hacer; y te crea tareas cuando salta una de tus reglas de vigilancia. El buzón, por su parte, clasifica cada email y te deja el borrador de respuesta. La pregunta que conviene hacer en cualquier demo del sector es precisamente esa: ¿tu IA responde o ejecuta?

¿VecinApp ayuda con el modelo 347 y con la atribución de rentas (184)?

Sí, en el plan Complete, que incluye la contabilidad PGC adaptada a comunidades de propietarios. El sistema prepara el borrador informativo del modelo 347 (operaciones con terceros por encima de 3.005,06 € al año, excluidos los suministros de agua, luz y gas) agregando por NIF, y reúne los datos de atribución de rentas para el modelo 184 cuando la comunidad ingresa por alquilar un elemento común (azotea, antena, fachada). Son listados de apoyo para que tú o tu asesor completéis la presentación, no ficheros de presentación telemática. El error típico del 347 en marzo es una factura registrada a un NIF distinto del de la misma empresa: VecinApp te lista los proveedores con NIF incompleto o duplicado antes del cierre.

¿Cuánto se tarda en migrar desde Gesfincas, Fynkus o FincasPro?

Una comunidad queda operativa en pocos días y un despacho completo en 1-2 semanas, según el volumen y el estado de los datos de origen. La migración es asistida y sin coste: exportas de tu programa actual, cargamos una comunidad piloto contigo, validamos los saldos de apertura contra tu extracto bancario y migramos el resto por olas sin que dejes de trabajar. Hay guías paso a paso por programa: vecinapp.es/migrar-de-gesfincas, /migrar-de-fynkus, /migrar-de-fincaspro y /migrar-de-pragma.

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