Contabilidad para Comunidades de Propietarios: Lo Básico

La contabilidad de una comunidad de propietarios es una de las funciones más importantes del administrador de fincas. Aunque las comunidades no están obligadas a llevar una contabilidad mercantil (no son empresas), sí deben llevar un registro ordenado de ingresos y gastos que permita a los propietarios conocer la situación económica de la comunidad en todo momento.

En este artículo te explicamos los conceptos básicos de la contabilidad comunitaria: qué cuentas se llevan, cómo se elabora el presupuesto, qué es una liquidación y qué obligaciones fiscales tiene una comunidad.

¿Qué dice la ley sobre la contabilidad de la comunidad?

La Ley de Propiedad Horizontal establece en su artículo 20 que el administrador debe rendir cuentas a la junta. Concretamente, sus obligaciones contables incluyen:

• Preparar el presupuesto anual de gastos e ingresos previsibles (art. 20.b).
• Rendir cuentas de la gestión económica a la junta ordinaria anual (art. 20.d).
• Conservar la documentación contable durante al menos 5 años.
• Custodiar los fondos de la comunidad (art. 20.e).

Conceptos básicos de contabilidad comunitaria

Ingresos de la comunidad

Los ingresos habituales de una comunidad de propietarios son:

• Cuotas ordinarias: las aportaciones periódicas de los propietarios para cubrir los gastos comunes. Se cobran normalmente por domiciliación SEPA.
• Cuotas extraordinarias (derramas): contribuciones para gastos extraordinarios aprobados en junta.
• Intereses bancarios: rendimientos de las cuentas de la comunidad.
• Alquiler de elementos comunes: ingresos por alquilar la vivienda del portero, antenas en la cubierta, publicidad en la fachada, etc.
• Indemnizaciones: cobros de la aseguradora por siniestros cubiertos por el seguro.

Gastos de la comunidad

Los gastos se clasifican habitualmente en:

• Gastos de personal: portería, limpieza, jardinería (si hay empleados propios).
• Suministros: electricidad, agua, gas de zonas comunes.
• Mantenimiento: ascensor (ver normativa), piscina, zonas verdes, sistemás contra incendios.
• Seguros: prima del seguro comunitario.
• Administración: honorarios del administrador de fincas.
• Reparaciones y obras: gastos de conservación y mejora.
• Servicios profesionales: abogados, procuradores, arquitectos.
• Gastos bancarios: comisiones de la cuenta corriente y las remesas SEPA.

El presupuesto anual

El presupuesto es la herramienta de planificación económica de la comunidad. Debe aprobarse en la junta ordinaria anual y establece:

• La previsión de gastos por partida para el ejercicio.
• Los ingresos previstos (cuotas ordinarias + otros).
• La cuota mensual resultante para cada propietario.
• La dotación al fondo de reserva obligatorio (mínimo 10% del presupuesto).

Un buen presupuesto debe ser realista, basado en los gastos reales del año anterior, y con un pequeño margen para imprevistos. Si el presupuesto se queda corto, será necesario aprobar una derrama o incrementar las cuotas en una junta extraordinaria.

Liquidación anual

La liquidación es el documento que compara el presupuesto aprobado con los ingresos y gastos reales del ejercicio. Se presenta en la junta ordinaria y debe incluir:

• Estado de ingresos y gastos: detalle de lo cobrado y lo gastado, comparado con el presupuesto.
• Saldo de la comunidad: dinero disponible en cuentas bancarias al cierre del ejercicio.
• Estado de deudas: cuotas pendientes de cobro por propietarios morosos.
• Liquidación individual: para cada propietario, detalle de lo que debía pagar, lo que ha pagado y su saldo (a favor o en contra).

La junta debe aprobar la liquidación del ejercicio anterior antes de aprobar el nuevo presupuesto.

Obligaciones fiscales de la comunidad

Aunque las comunidades de propietarios no son sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades (salvo que realicen actividades económicas), sí tienen obligaciones fiscales:

• NIF/CIF: toda comunidad debe tener un número de identificación fiscal.
• Modelo 347: declaración anual de operaciónes con terceros que superen 3.005,06 euros (proveedores, empresas de mantenimiento, etc.).
• Retenciones IRPF: si la comunidad tiene empleados (portero, limpiador), debe prácticar retenciones y presentar los modelos 111 (trimestral) y 190 (anual).
• Modelo 184: si la comunidad obtiene rentas (alquiler de elementos comunes), debe presentar esta declaración de atribución de rentas.

Cuentas bancarias de la comunidad

Es recomendable que la comunidad tenga al menos una cuenta bancaria a su nombre (no a nombre del administrador o del presidente). La cuenta debe estar a nombre de la comunidad con su CIF, y las personas autorizadas serán el presidente y el administrador.

Las comunidades grandes o con obras pueden tener varias cuentas: una para gastos ordinarios, otra para el fondo de reserva y otra para derramas específicas.

Cómo VecinApp simplifica la contabilidad

VecinApp incluye un módulo de contabilidad diseñado específicamente para comunidades de propietarios:

• Presupuestos anuales con cálculo automático de cuotas por propietario.
• Registro automático de ingresos al conciliar cobros SEPA con extractos bancarios (Norma 43).
• Registro de gastos vinculados a facturas de proveedores.
• Liquidaciones anuales con desglose individual por propietario.
• Generación de certificados de deuda con datos siempre actualizados.
• Informes de tesorería en tiempo real: saldos, movimientos, previsiones.